In elke thuis en kantoor situatie hebben we er steeds meer mee te maken. TAKEN! Maar hoe hou je deze taken in bedwang en vergeet je ze niet uit te voeren.
Werk jij nog met de beroemde “ geeltjes”? Of heb jij een enorme TO DO List naast je liggen? Lukt het om op deze manier overzicht te houden? Wanneer je met de “geeltjes” werkt, zie je het beeldscherm dan nog wel? En de TO DO List, is deze niet veel langer geworden aan het einde van de dag?
Heb je weleens gedacht aan een digitale takenlijst?
Met een digitale takenlijst heb je in één oogopslag al je taken op een rij, met de deadlines, contactpersonen, bijlages en eventuele notities die van belang zijn.
Hoe maak je een digitale takenlijst in Microsoft Outlook of in Google Agenda?
Wanneer je gebruik maakt van Microsoft Outlook loop je de volgende stappen door:
– Open je Microsoft Outlook
– Kies voor het item Taken
– Om een nieuwe taak te maken ga je naar Start- nieuwe Taak
– Er opent zich nu een nieuw venster waarin jij jouw taak volledig kan benoem
Onderwerp
Begin en einddatum
Status en prioriteit
Of je een melding wil krijgen als de taak gereed moet zijn of moet starten
Er is zelf ruimte voor notities
– Wanneer het een taak is die regelmatig terugkeert kun je ervoor kiezen om een terugkeerpatroon aan deze taak te hangen.
Wanneer je gebruik maakt van Google Agenda loop je de volgende stappen door:
– Open Google Agenda
– Klik op Mijn Agenda
– Klik daarna op Taken
– Naast de agenda opent zich nu een nieuw venster
– Klik op het plusje onderin je beeld
– Er opent zich nu een nieuwe taak
– Klik op >, hiermee kun je de taak volledig maken met een
Deadline
Opmerkingen
– Wanneer de taak volledig ingevuld is verplaats je hem naar jouw lijst
– Klik op het selectievakje naast de taak wanneer deze voltooid is
– Klik op Acties wanneer je meer mogelijkheden wilt met jouw taken, denk aan lijsten afdrukken, op voltooide taken selecteren e.d.
Uiteraard zijn er nog veel meer mogelijkheden in de items TAKEN. Wil je meer informatie over dit onderwerp, heb je vragen, of wil je dat ik jouw takenlijst en postvak op orde kom brengen, neem dan contact met mij op via info@zakeninorde.nl, of bel op 06-11160879.
Let wel op wanneer je met een digitale takenlijst werkt in je e-mail programma dat je niet constant geneigd bent om je e-mail te checken. Dit lijkt handig, maar je loopt normaal ook niet 10x per dag naar de brievenbus om te kijken of er nog post is. De hele dag je e-mail checken is eigenlijk niet anders en het verstoord jouw productiviteit.
Naast de digitale takenlijsten van Outlook en Google zijn er nog veel meer mogelijkheden om met een digitale takenlijst te werken, denk ook eens aan de diversiteit aan apps. Om te kijken wat voor jou het beste schikt verwijs ik je door naar:
Ken je nog ondernemers voor wie deze tips praktisch kunnen zijn?
Stuur ze mijn nieuwsbrief dan door of deel dit artikel door middel van de social media buttons. Op deze manier kan ik nog meer ondernemers helpen meer tijd te besparen.
Herken jij dit ook, of heb je meer hulp nodig? Ik hoor graag hieronder je reactie.
Ontvang je deze nieuwsbrief nog niet?
Schrijf je dan in op www.zakeninorde.nl . Bij je aanmelding ontvang je het gratis e-book “10 tips om tijd te besparen”.