Op het vorige artikel heb ik leuke reacties gekregen hoe mensen hun inbox indelen, hoe men reageert op e-mails of hoe men het mailverkeer minimaliseert. Dit heeft mij gestimuleerd om nog meer tips, tricks en weetjes met jullie te delen.
In dit artikel vertel ik wat weetjes met betrekking tot de agenda van Outlook.
Agendaverzoek:
Het kan wel eens voorkomen dat je een afspraak wilt maken in twee agenda’s zonder een vergaderverzoek te gebruiken. Dit kun je op twee manieren doen:
Slepen
Klik op het desbetreffende agendapunt
Druk nogmaals met de linkermuisknop op de agendapunt en houdt deze ingedrukt
Maak met de muis de slepende beweging naar het eindpunt
Op de gewenste plek, laat je de linkermuisknop los.
Kopiëren
Selecteer de afspraak met de muis
Druk op het toetsenbord op de combinatie: Ctrl C (selecteer de cel waar je het agendapunt wilt plaatsen)
Druk op de combinatie Ctrl V (je ziet dat het agendapunt gekopieerd is)
Afspraak automatisch van kleur voorzien
Afspraken in de Outlook Agenda kun je automatisch een kleur meegeven zodra je een woord intypt (deze moet wel vooraf ingesteld zijn). Je hoeft dan niet elke keer een categorie aan de afspraak
Ga in de Agenda naar menu-tab Beeld
Klik op de knop Weergave Instellingen
Klik in de pop-up op de knop Voorwaardelijke opmaak
Klik op de knop Toevoegen
Geef de regel een naam en kies de gewenste kleur
Klik op de knop Voorwaarde
Vul het woord in wat in deze afspraak altijd voorkomt (bijv sport, lunch, reistijd) bij Zoeken naar de tekst
Geef bij In eventueel aan in welk veld het woord gezocht moet worden
Klik op OK
Alle afspraken die dit woord bevatten worden in de gewenste kleur aangegeven in de agenda.
Terugkeerpatroon
Je hebt een mogelijkheid om terugkerende afspraken in één keer in de agenda te activeren.
Dit is bijvoorbeeld handig met vergaderingen die altijd op een bepaalde dag en tijdstip plaats vinden. Je kunt deze dan automatisch instellen.
Ga naar de menutab Bestand
Klik met de muis op Nieuwe afspraak
Er popt nu een nieuwe venster op met invulvelden voor een nieuewe afspraak. Vul deze in.
Klik op de tab Terugkeerpatroon.
Er popt nu wederom een nieuwe venster op, de criteria voor de terugkerende afspraak kun je hier invullen.
Nodig de deelnemers uit en klik na dit invulscherm op Verzenden.
Agenda versturen
Er zijn soms wel momenten dat je een agenda door iemand anders wil laten bekijken. Je kunt dan de agenda via een e-mail versturen.
Maak een nieuwe E-mail aan
Klik op de menutab Invoegen
Klik met de muis op de knop Agenda
Je krijgt nu een venster te zien met daarin verschillende mogelijkheden:
Agenda: Het selecteren van een agenda die je wilt versturen.
Datumbereik: Selecteer welke dagen je wilt meesturen.
Detail: Hier heb je de keuze, welke gegevens je beschikbaar wilt stellen.
Ken je nog ondernemers voor wie deze tips praktisch kunnen zijn?
Stuur ze mijn nieuwsbrief dan door of deel dit artikel door middel van de social media buttons. Op deze manier kan ik nog meer ondernemers helpen.
Herken jij dit ook, of heb je meer hulp nodig? Ik hoor graag hieronder je reactie. Heb jij behoefte aan een 1 op 1 coaching om je inbox en agenda goed te beheren? Dan is de VIP dag iets voor jou!
Ontvang je deze nieuwsbrief nog niet?
Schrijf je dan in op www.zakeninorde.nl. Bij je aanmelding ontvang je het gratis e-book “10 tips om tijd te besparen”.