Tijdnood! Bomvolle agenda! Herken je dit, of is dit verleden tijd voor jou? Mijn doel vandaag is;
“Wordt weer baas over je eigen tijd, zorg dat jouw agenda beheersbaar wordt en blijft!”
Als secretaresse of management assistente ben je dagelijks bezig met je eigen agenda en de agenda van je manager. Maar wat als je geen secretaresse of management assistente hebt, en jij als ondernemer toch overzicht wil houden in je agenda?
Daarom wil ik graag wat tips met je delen;
-
Hou genoeg ruimte vrij tussen twee afspraken door. Je moet je ook kunnen voorbereiden op een volgende meeting, en rekening houden met de reistijd. Daarnaast is men snel geneigd de agenda vol te plannen waardoor ze in de problemen komen, natuurlijk heb je periodes waarin je zeven dagen per week moet werken maar probeer iedere week een aantal uur vrij te zijn. Op deze manier kun je bijvoorbeeld wanneer je ziek wordt de open uren gebruiken om werk in te halen.
-
Voorkom dubbele afspraken. Zorg ook dat de elektronische agenda altijd up-to-date blijft.
-
Bevestig gemaakte afspraken, hierdoor voorkom je ongerief voor jezelf en anderen. Bij het maken van afspraken, noteer je:
– Het tijdstip van de afspraak
– Naam en telefoonnummer van de relatie
– Het gespreksonderwerp
De bevestiging kan door middel van een mailtje, maar de meeste mailprogramma’s zijn ook voorzien van een “meeting request”. -
Laat je elektronische agenda een melding versturen vóór een afspraak, zodat je niet te laat komt. En stel een signaal in voor als de afspraak ten einde loopt.
-
Stel prioriteiten! Je hebt taken met een deadline, probeer deze uiterlijk drie dagen voor de deadline klaar te hebben. Opdrachten met een deadline hebben vaak het meeste prioriteit omdat ze niet later kunnen door zelf de deadline al eerder te leggen blijf je toch zelf in controle. Zorg dat je genoeg tijd reserveert, zodat er weinig uitloop is in jouw agenda.
-
Blijf de baas over je eigen agenda. Er blijven altijd wel taken die je nog stééds moet doen, maar jij bepaalt voor een groot deel wanneer je ze uitvoert. Wanneer jij je agenda goed bijhoudt blijf JIJ de baas.
-
Maak plaats voor routinewerk, zorg dat je op voorhand deze blokt in je agenda zodat je altijd moment vrij hebt om de vaste taken af te handelen.
-
Maak van afspraken die elke dag/week/maand terugkeren, een terugkerende afspraak, dit scheelt een hoop getyp.
-
Categoriseer je afspraken in kleuren, zo kun je deze (reeks) van afspraken een toepasselijke naam en kleur geven, en vervolgens de categorie aan het gemarkeerde item toewijzen. Voorbeeld: rood voor “belangrijke” zaken, groen voor routine afspraken en weer een andere kleur voor prive afspraken. Houd er hierbij wel rekening mee dat je ook weer niet teveel “kleurtjes” gaat gebruiken.
-
Soms ontkom je er niet aan vergaderen. Denk eens aan een vergaderlunch. Het is ongedwongener, wat kan leiden tot verrassende ideeën. Weinig tijd? Regel dan een Conference Call. Vergaderen vanaf je bureaustoel en alles bij de hand. Online vergaderen werkt vaak sneller. Handig in drukke tijden.
-
Laat ook wat “denkruimte” over in je agenda.
-
Vergeet ook niet de feestdagen in je agenda te importeren.
Ken je nog ondernemers voor wie deze tips praktisch kunnen zijn?
Stuur ze mijn nieuwsbrief dan door of deel dit artikel door middel van de social media buttons. Op deze manier kan ik nog meer ondernemers helpen meer tijd te besparen.
Herken jij dit ook, of heb je meer hulp nodig? Ik hoor graag hieronder je reactie.
Ontvang je deze nieuwsbrief nog niet?
Schrijf je dan in op www.zakeninorde.nl . Bij je aanmelding ontvang je het gratis e-book “10 tips om tijd te besparen”.