Vakantie? De afwezigheid assistent aan!

De do’s en don’ts van de afwezigheid assistent.

De tijd van vakantie is voor het “zonnige” zuiden en het “hoge” noorden al aangebroken. Het “wilde” westen is binnenkort aan de beurt. Ik hoop voor jou dat je dan ook echt vakantie gaat vieren, dit betekent voor vele ontspannen met een grote O. Dus proberen we natuurlijk de e-mail te laten voor wat hij is.

Daarnaast blijft het een feit dat wanneer u heerlijk van een welverdiende vakantie geniet er andere mensen zwoegend en hard werkend de werkweek door moeten komen.

Hoe laat jij deze mensen weten dat je op vakantie bent, en hun e-mail niet kan beantwoorden?

Mijn advies, zet je “afwezigheid assistent” aan in Outlook.

In dit artikel geef ik je de tips en tricks van de “afwezigheid assistent”.

Wat staat er in je afwezigheid assistent?

Ik heb de afgelopen tijd heel wat afwezigheidsassistenten voorbij zien komen. Summier, hilarisch en een enkele onbegrijpelijke. Ik zal een paar voorbeelden geven:

In de categorie ‘minimalisme‘:

Dank voor uw bericht. Ik ben afwezig tot 5 juli 2013.

Deze persoon is niet echt blij:

Ik ben dinsdag 30 juli weer aanwezig

In de categorie ‘huh?’:

Beste mailer,

Bedankt voor uw bericht. Van maandag 3 juni tot en met maandag 17 juni ben ik niet aanwezig i.v.m. vakantie.

Gelieve uw verwachtingen daarop af te stemmen.

Met vriendelijke groet,

Een ‘internationaal tintje‘:

Tot maandag 5 augustus ben ik op vakantie. U kunt contact opnemen met het secretariaat op 0174-000000.

I am on holiday until Monday the 5th of August. You can contact us through 0174-0000000.

Estoy de vacaciones hasta el día 5 de Agosto. Puede ponerse en contacto a través de 0174-000000.

Met vriendelijke groeten, Kind regards, Un cordial saludo,

Na bovenstaande berichten gelezen te hebben adviseer ik toch een aantal vereisten punten:

1. Geef aan tot wanneer je afwezig bent.

2. Geef aan of je wel of niet je e-mail leest tijdens je afwezigheid en wat je er vervolgens wel of niet mee doet.

3. Verwijs naar collega’s, die aanwezig zijn gedurende jouw afwezigheid en die vragen over jouw werkzaamheden kunnen beantwoorden.

4. Maak het bericht niet te kort. Wees er zeker van dat je alle belangrijke informatie geeft zoals wanneer je terug bent op kantoor

5. Gebruik een concrete datum in je berichten. Statements zoals: ‘Ik ben er volgende week niet’ kunnen verwarrend zijn.

6. Houd alles duidelijk. Maak het niet ingewikkeld.

7. Laat geen persoonlijke details na. Wees je ervan bewust dat out of office berichten ook naar vreemden gaan. Voeg daarom niets toe waarvan je niet wil dat vreemden het weten.

Om je afwezigheid assistent in te schakelen doe je het volgende:

Afwezigheid assistent in Outlook 2010

• In Outlook ga je in het menu naar: Bestand > Info > Automatische antwoorden

• In dit venster selecteer je bovenaan de optie ‘Automatische antwoorden verzenden’ en eventueel start- en einddatum hiervan.

• Daaronder type je het bericht die je wilt verzenden. Let erop dat er twee tabbladen zijn voor binnen en buiten de organisatie.

• Druk vervolgens op ‘OK’.

Afwezigheid assistent in Outlook 2003

• In Outlook ga je in het menu naar ‘Extra’ > ‘Wizard Afwezigheid’

• Geef in dit venster aan of je aanwezig of afwezig bent

• Daaronder geef je de tekst dat verzonden moet worden

• Dan druk je op ‘OK’.

Afwezigheidsassistent in Gmail (ook Windows live)

• Log in op je Gmail-account en ga naar het tandwieltje

• Ga naar het kopje Instellingen, vervolgens naar Automatisch antwoord

• Selecteer Automatisch antwoord ingeschakeld

• Daaronder geef je de tekst dat verzonden moet worden

• Dan druk je op Wijzigingen opslaan

Ook kun je er voor kiezen om regels te maken in Outlook

Het is handig om regels in te stellen in Outlook, dan laat je nieuwsbrieven of standaard e-mails automatisch verplaatsen naar een map. Start je Outlook op na de vakantie, dan verplaatst hij automatisch de mail naar de door jouw aangemaakte map.

Zou jij ook graag ondersteuning willen hebben tijdens jouw afwezigheid? Neem dan geheel vrijblijvend contact met mij op om te kijken wat ik voor jou kan betekenen. Dit kan telefonisch via 06-11160879 of via onderstaand contactformulier: