Outlook wat een programma!

Outlook wat een programma!

outlookVoor deze heerlijke zomervakantie ben ik 2 dagen op cursus geweest om alle ins en outs te leren van Outlook. Wauww wat wist ik een hoop gewoon nog NIET. Er zijn zoveel mogelijkheden met dit programma om tijdwinst en een opgeruimd gevoel te krijgen. Ik wil je dan ook niet onthouden van de leuke weetjes die ik daar geleerd heb. Uiteraard is het onmogelijk om in dit blog je alles te vertellen en te leren. Heb je toch behoefte aan nog meer tips en tricks, let me know!

Allereerst, en wellicht ook wel in een eerder blog gezegd, zorg dat je op bepaalde vaste momenten je Outlook open hebt staan, lukt dit niet, zet in ieder geval je melding uit. De mens is nu eenmaal nieuwsgierig van aard, dus wanneer jij constant een pop-up in je beeldscherm krijgt ben je uit je concentratie en duurt het weer even voordat je weer op dat concentratieniveau zit waar je vandaan kwam.

Wat ik zelf een hele fijne tip vond, is SHIFT DELETE, ik kan er maar niet genoeg van krijgen. Uiteraard kun je kiezen voor enkel DELETE, echter wanneer je hiervoor kiest moet je ten alle tijden je verwijderde items regelmatig legen.

Waar ik ook voorstander van bent is, stel “gesloten vragen”, of gebruik de term “zonder tegenbericht”. Hoe vaak ik geen mails krijg met “dank je wel”, “top”, enz. Zo zonde van een ieder zijn tijd, de ontvanger of verstuurder weet dat het goed zit. Zorg met elkaar voor MINDER MAIL! Om dit doel te bereiken moet je ook de knop ALLEN BEANTWOORDEN vermijden, indien mogelijk, om maar nog niet te spreken van CC, ook vaak niet nodig.

Ook prettig in Outlook is dat je de ontvangen mails kan verplaatsen naar je agenda, voordeel hiervan is dat je de benodigde informatie altijd voor de hand hebt, bij de gemaakte afspraak. Je selecteert de desbetreffende mail, drukt op de rechtermuisknop en klikt op VERPLAATSEN, kies dan voor de optie AGENDA, er popt dan een nieuw scherm op waar je het agenda item kan bewerken met de juiste datum en tijd. Een andere mogelijkheid is om de desbetreffende mail te slepen vanuit je mailbox naar je agenda.

Het werken met de afwezigheidsassistent is voor velen een geweldige uitkomst, helaas voor mensen die zonder server werken, werkt dit niet. Gelukkig heeft Microsoft dit met Office 365 probleem opgelost en kunnen alle gebruikers van dit programma de afwezigheidsassistent instellen.

Wist je al van de sneltoetsen CTRL 1/2/3/4, hiermee switch je tussen je Email (1), Agenda (2), Contactpersonen (3) en je Taken (4). Super handig om het muisgebruik te verminderen. Daarnaast wil ik je de sneltoetsen
CTRL A voor een nieuwe afspraak,
CTRL+SHIFT+K voor een nieuwe taak,
CTRL+SHIFT+C voor een nieuw contactpersoon, niet onthouden.
Ook CTRL G is een sneltoets om niet meer te vergeten, wanneer je in je agenda staat kun je hiermee snel naar een datum in je agenda. 

Krijg je nu een agendaverzoek met meerdere opties en wil je checken of je beschikbaar bent? Ga in je agenda staan op de eerste optie, vervolgens hou je de CTRL toets vast en klik je op de data waar je wil kijken, deze komen dan naast elkaar in je beeldscherm en kun je op deze manier de beschikbaarheid checken.

Ken je nog ondernemers voor wie deze tips praktisch kunnen zijn?

Stuur ze mijn nieuwsbrief dan door of deel dit artikel door middel van de social media buttons. Op deze manier kan ik nog meer ondernemers helpen.

Herken jij dit ook, of heb je meer hulp nodig? Ik hoor graag hieronder je reactie.

Ontvang je deze nieuwsbrief nog niet?

Schrijf je dan in op www.zakeninorde.nl. Bij je aanmelding ontvang je het gratis e-book “10 tips om tijd te besparen”.

4 Responses to Outlook wat een programma!

  1. Wist je dat je via extra- regels en waarschuwingen heel veel zaken kunt regelen. Voorbeeld: de mail van “Zaken in orde” komt automatisch terecht in een map met de naam ‘zaken in orde’. Handig en overzichtelijk!!

  2. – Niet reageren op mails die niet aan jouzelf gericht zijn. (cc’s, meerdere personen, etc.)
    – Af en toe je mail een paar dagen laten liggen. Dan weten mensen dat je niet altijd direct reageert. Geeft op andere momenten tijd voor eigen planning. Kan je ook heerlijk selectief inzetten.
    – Mailkettingen waarin geen duidelijke vraag aan mij wordt gesteld, beantwoord ik met een “?”.
    Ligt de bal iig weer terug bij afzender. Geen zin om mailkettingen door te worstelen naar wat de mogelijke vraag zou kunnen zijn.
    – Geen emoties. Werkt niet.
    – Idem discussies, meningsverschillen, etc.
    – Mails altijd kort.
    – Laat mails die je toch nooit leest niet meer versturen (afmelden nieuwbrieven, cc’s, etc.) Als redelijk drukke manager streef ik naar max 20 inkomende emails per dag.
    – Vraag mensen om info te delen op centrale schijven of intranet-achtige omgeving. Kan je erheen als je er zelf behoefte aan hebt.
    – Maak geen ingewikkelde archieven. Ongelezen mail moet ik nog afhandelen en zet ik zonodig terug op ongelezen. De rest kopieer ik wekelijks naar een map ‘postvak in 2014′. Zo bewaar ik ca. 3 jaarringen op mijn pc. Zonder submappen of zo. Hierop zijn alle sorteer- en zoekfuncties mogelijk die je nodig hebt. Werkt top. Zelden iets niet terug kunnen vinden.
    – Oudere jaren zet ik nog op een schijfje of stick voor je weet maar nooit. Nooit gebruikt, maar geeft lekker gevoel dat je er nog bij zou kunnen als het moet.

    Peter

  3. Hoi Peter, wat leuk dat je reageert op mijn artikel, geweldig om te lezen hoe jij je Outlook beheert, wellicht tips voor de lezers! Bedankt in ieder geval.

Plaats een reactie

?>