De geheimen van een goed personeelsdossier.

Een goede personeelsadministratie, dat scheelt!

Het lijkt misschien een eindeloze klus, een personeelsdossier opzetten, maar het is ontzettend belangrijk voor ondernemers met personeel om er één te hebben. In een personeelsdossier houd je bij hoe je medewerkers functioneren en welke verbeterpunten en afspraken er zijn. Je hebt dit nodig als je de ontwikkeling van je werknemers wil sturen, maar ook als je een medewerker wil ontslaan. In een personeelsdossier bundel je de belangrijke gegevens over je medewerker in één map

 

Een personeelsdossier bestaat uit drie onderdelen:

1. Het personeelsdossier per werknemer

2. Het salarisdossier

3. Het collectief personeelsdossier

 

Personeelsdossier per werknemer.

Stamkaart: Op een stamkaart staan bijvoorbeeld de naw gegevens (naam, adres, woonplaats), sofinummer, geslacht e.d.

Rechtspositie: Achter het tabblad rechtspositie zit onder andere de sollicitatiebrief inclusief CV, aanstellingsbrief, arbeidsovereenkomst met daarin de schriftelijk vastgelegde afspraken.

Functioneren: In het gedeelte functioneren zit de functieomschrijving, correspondentie omtrent promotie, verslagen van beoordelings- en functioneringsgesprekken enz.

Diversen: Onder diversen komt correspondentie met medewerker, eventueel geboortekaartje en trouwkaart (i.v.m. verlof), ziek- en herstelmeldingen.

 

Tip: Maak tabbladen aan voor de verschillende onderdelen, zo is de informatie gemakkelijker terug te vinden.

 

Het salarisdossier

De salarisadministratie wordt vaak uitbesteed aan een extern administratiekantoor. Maar het is raadzaam om ook binnen je eigen bedrijf de gegevens te archiveren in een apart salarisdossier. In deze map vind je verschillende documenten over kopieën salarisstroken, jaaropgaven, onkostenvergoedingen (reiskosten, verhuiskosten etc.), kinderopvangregeling e.d.

 

Collectieve personeelsdossier

In het collectieve personeelsdossier, dat je hebt naast het individuele personeelsdossier, bewaar je per medewerker de volgende gegevens: een kopie van de stamkaarten, ziek- en hersteld meldingen, vakantieregistratie per medewerker.

 

Tips en trucs

• Bewaar alleen relevante en verplicht gestelde informatie

• Ruim het dossier regelmatig op (jaarlijks is voldoende)

• Leg zo min mogelijk aparte dossiers aan

• Houd geen schaduwdossiers bij

• Zorg voor één veilige bewaarplaats

• Ga zorgvuldig om met de vertrouwelijke gegevens

• Raadzaam is het om alle correspondentie, brieven en formulieren een bewaartermijn te geven. Voorbeeld: Uw brief wordt gedurende zes maanden bewaard.

• Met de Belastingdienst kan je schriftelijke afspraken maken over de gegevens die tot de basisgegevens behoren en over de bewaartermijn van overige gegevens.

 

Naast bovenstaand moet je ook rekening houden met:

Bewaartermijnen.

Wet bescherming persoonsgegevens.

Het bewaren van de dossiers achter slot en grendel.

Dossier vorming.

Keuze voor digitaal en/of papieren dossier.

Het up to date houden van het dossier.

 

Wil je meer informatie over dit onderwerp, of wil je dat ik uw personeelsadministratie op orde kom brengen, neem dan contact met mij op via info@zakeninorde.nl.

 

Ken je nog ondernemers voor wie deze tips praktisch kunnen zijn?

Stuur ze mijn nieuwsbrief dan door of deel dit artikel door middel van de social media buttons. Op deze manier kan ik nog meer ondernemers helpen meer tijd te besparen.

Herken jij dit ook, of heb je meer hulp nodig? Ik hoor graag hieronder je reactie.

 

Ontvang je deze nieuwsbrief nog niet?

Schrijf je dan in op www.zakeninorde.nl . Bij je aanmelding ontvang je het gratis e-book “10 tips om tijd te besparen”.