Leeg bureau: ruimte in je hoofd
De een kan niet werken met troep om zich heen, de ander kan nooit iets terugvinden tussen de stapels papieren, aantekeningen en visitekaartjes op zijn bureau.
Of het nu vanzelf gaat of niet: een opgeruimd bureau zorgt voor ruimte in je hoofd. Ruimte die je kunt gebruiken voor creatieve ideeën en ruimte die voorkomt dat je gestrest wordt en ‘overloopt’. Bovendien kost zoeken je veel tijd en irritatie. Je maakt een onprofessionele indruk en maakt sneller fouten.
Reden genoeg om meteen aan de slag te gaan met de stapels!
Stap 1: Voorbereiding
Leuk dat je handen jeuken maar om deze operatie succesvol te laten lopen, zorg je voor een goede voorbereiding.
• Opruimen kost tijd. Reserveer die tijd en probeer het niet af te raffelen nu.
• Maak ruimte. Zet eventueel stoelen e.d. die in de weg kunnen staan, tijdelijk in een andere
ruimte.
• Zet in elk geval 3 dozen klaar.
• Zorg voor voldoende opbergmiddelen en kies een opbergmiddel wat het beste bij jou past:
Ordner
Tijdschriftcassette
Hangmappen (opgeborgen in een koffer of ladeblok)
Harmonicamap
Ladetoren
• Zet kleinere bakjes en doosjes klaar waar je losse paperclips, memoblokjes, pennen e.d. in kunt
doen. (Als je klaar bent mag je naar Ikea om leuke varianten uit te zoeken J)
Tip voor chaoten: gebruik een postbakje voor de dagelijkse post, gooi direct weg wat niet voor jou van belang is (bijv folders) en verwerk de rest direct.
Facturen naar het postbakje BETALEN (wekelijks afhandelen).
Leesvoer naar postbakje LEZEN of maak hiervoor een leesmap.
Wacht op reactie van derden in postbakje WACHT OP (verwerk dit bakje z.s.m).
Stap 2: Verdelen
Deze klus kun je gerust doen met je lievelingsmuziek op de achtergrond. Verdeel de stapels documenten in de 3 dozen die je klaar hebt staan:
• Actueel
• Archief
• Weggooien
Kijk elk document apart na en bedenk goed waar het hoort.
Moet ik hier nog iets mee? Is het nog recent? Is het echt nodig? Ben ik het verplicht te bewaren (denk aan belastingpapieren particulier = 5 jaar, bedrijven = 7 jaar)
Sorteren maar!
Stap 3: Sorteren
Je gaat nu gedetailleerder te werk.
Herken jij dit ook, of heb je meer hulp nodig? Ik hoor graag hieronder je reactie.
Wanneer je een reactie plaats, dit artikel deelt op Facebook of LinkedIn of retweet op Twitter ontvang je van mij een gedetailleerd stappenplan; Hoe nu verder!